Neuregelungen bei der elektronischen Buchführung

Seit Jahresbeginn müssen Existenzgründer, die bilanzieren, neue Regeln beachten. Diese resultieren aus den neuen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die seit dem 01.01.2015 in Kraft sind. Die GoBD ersetzen die in die Jahre gekommenen Verordnungen „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungsysteme (GoBS)“ und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“.

Die neuen GoBD beschreiben die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten. Ihnen sind ab sofort alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmer und Freelancer verpflichtet. Neu sind z. B. folgende Punkte:

  • Geschäftsfälle müssen zeitnah, d.h. innerhalb von 8 bis 10 Tagen verbucht werden.
  • Buchungen dürfen in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn es über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.
  • Rechnungen und andere Belege dürfen eingescannt werden, die Dokumente können vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
  • E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, müssen nicht aufbewahrt werden.

Für jedes für die Buchhaltung eingesetztes DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt, wobei der Umfang von der Komplexität und Diversifikation des Unternehmens abhängen.

Insbesondere die zeitnahe Verbuchung von Geschäftsfällen und die organisatorische Dokumentation der Buchhaltungsprozesse ist für viele Einzelunternehmer und Freelancer eine Umstellung. Anstatt in unregelmäßigen Zeiträumen einen Stapel von Belegen zu verbuchen oder zum Steuerberater zu bringen, ist nun eine direkte und nachvollziehbare Vorgehensweise gefragt.

Die vollständigen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) können Sie von den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums herunterladen.

Quelle: startothek.de

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